Для того щоб організувати середню по вартості презентацію, наприклад, на підтримку рекламної кампанії будь-якого продукту, слід зробити декілька дій.

Мета презентації

Перш за все, необхідно чітко визначити мету презентації. Це може бути, наприклад, посилення масованої рекламної кампанії, яка має незабаром розпочатися. У такому випадку потенційна мішень отримає широке висвітлення в пресі події ще до початку кампанії, тобто буде присутня якась інтрига: аудиторія ще не бачила реклами продукту, але вже може ним зацікавитися.

У даній ситуації завдання, що стоїть перед рекламним агентством - отримати якомога більший відгук у пресі. Одночасно може вирішуватися і кілька інших завдань: наприклад, ще раз показати впевнене і стабільне положення компанії на ринку партнерам і дистриб'юторам або одночасно з цим продемонструвати свою лояльність до влади країни або міста, від яких залежить видача ліцензії тощо. Всі додаткові завдання вирішуються одночасно з головним.

Мета презентації - висвітлення її в ЗМІ - диктує вибір дня проведення, оптимальним при цьому буде середа або четвер.

Виходячи з цілей презентації, визначають місце її проведення, а також кількість і склад гостей. Всі ці питання вирішують одночасно, тому що вони взаємозалежні.

Місце презентації

Місце дії залежить від презентованих продуктів та рівня обслуговування. Якщо мета презентації - висвітлення її у пресі, то краще за все зробити презентацію в якому-небудь незвичайному приміщенні.

Наприклад, презентація одного знаменитого бутіка була організована в депо московського метрополітену. На півгодини закрили станцію метро «Маяковська». У цей час за спеціальними запрошеннями телезірки спускалися по ескалатору в метро, ​​для них був підігнаний спеціальний вагон, і всіх їх відвезли в депо, де відбувалося дефіле: моделі демонстрували одяг з цього бутіка. Після закінчення гості отримали відповідні рівню презентації подарунки. В результаті інформація про цю подію пройшла по всіх телеканалах і була висвітлена в пресі.

Таким чином, якщо планується презентація, наприклад, спортивних товарів, то можна ефектно провести її в популярному фітнес-клубі, бажано з басейном, де будуть влаштовані виступи з синхронного плавання. Або - в холі спортивної споруди, або в готелі. Важливо, щоб це приміщення було зручним і в ньому могла розміститися запланована кількість гостей. Крім того, воно повинно перебувати в зручному місці міста - в центрі або на основному проспекті, куди людям буде легко під'їхати і дорога не займе багато часу з будь-якої точки міста.

Гості

Великий ризик для організаторів - якщо прийде занадто багато народу і буде тісно, ​​і навпаки - якщо прийде занадто мало людей і буде відчуття порожнього залу. І того, й іншого необхідно уникнути.

Цільову аудиторію, як правило, задає замовник презентації. Якщо це ділові партнери та друзі компанії, тобто ті, хто регулярно з нею контактує, то потрібно розіслати трохи більше запрошень, ніж необхідно. Наприклад, якщо передбачається, що повинно бути 200 гостей, то потрібно розіслати 250-280 запрошень. Тоді прийдуть саме 180-200 осіб.

Якщо це люди не розпещені подібними заходами, а ті, хто із задоволенням піде розважатися, особливо якщо в запрошенні обіцяно щось дуже цікаве: наприклад, виступ відомого артиста, показ кінофільму, виставка модного фотографа, - то потрібно розіслати приблизно в два рази більше запрошень, ніж потрібно, тобто в даному випадку - 350-400.

Якщо ж запрошують відомих людей, розбещених увагою, так званих «світських персонажів», то в цьому випадку треба надіслати в три рази більше запрошень, тобто 500-550. З них прийдуть ті ж 180 чоловік.

Коли необхідно висвітлити презентацію в ЗМІ, то, перш за все, треба запросити лідерів громадської думки, які потенційно можуть скористатися презентованим продуктом. Якщо це магазин спортивного одягу або марка спортивних товарів, то важливо, щоб на презентацію прийшло якомога більше знаменитих спортсменів. Якщо це магазин модного одягу - то як можна більше багатих людей, артистів, телеведучих та ін. Наявність таких гостей дасть журналістам необхідну «зачіпку» для репортажу.

І, звичайно ж, треба запросити максимальну кількість журналістів.

Журналістів запрошують персонально. За темою презентації вибирають відповідні видання та складають список журналістів, які пишуть на цю тему. З кожним журналістом краще заздалегідь поговорити по телефону, після чого надіслати запрошення. Журналістам і звичайним гостям висилають запрошення на одну особу.

Окремо запрошують представників влади і VIP гостей. До них особисто телефонує керівник компанії не пізніше, ніж за 10 днів до презентації, згідно з міжнародним етикетом. Після отримання згоди прийти високопоставленим гостям обов'язково надсилають два запрошення. Найбільшим чиновникам і найбільш бажаним гостям потрібно зателефонувати напередодні презентації, щоб ще раз нагадати про неї.

Стилістика

Після усього іншого продумують ідею і стилістику презентації, яка може бути різною. Від найвишуканішої - коли всі приміщення оформлені квітами, грає класична музика, суворо одягнені офіціанти підносять дорогі вина і шампанське, а гості одягнені у вечірні костюми і сукні; до авангардної - де все в джинсах, по стінах розвішані рвані плакати, гостей пригощають пивом і хот-догами. Презентацію можна оформити в спортивному стилі, національному стилі, ретро-стилі і т. д. - все залежить від фантазії організаторів. Але головне - щоб стилістика була витримана від початку і до кінця. Не може бути хорошої безідейної презентації: подія має бути продуманою і організованою так, щоб всім хотілося про неї розповісти і написати.

Відповідно до стилістики роблять запрошення, складають меню, вибирають музику, запрошують артистів, продумують подарунки та їх упаковку: все це є складовими елементами стилю.

Запрошення

Запрошення повинно відповідати стилістиці презентації: воно може бути, наприклад, надруковано на дорогому папері з золотими вензелями або ж написано на картонці плакатним шрифтом.

Але в будь-якому разі краще, якщо воно іменне і на ньому стоїть прізвище та підпис від руки керівника компанії. На крайній випадок можна використовувати факсиміле або в макеті запрошення закласти підпис синього кольору, щоб її надрукували в друкарні разом з текстом запрошення.

У тексті запрошення також повинна бути дотримана стилістика - він може бути написаний офіційно або з гумором. У запрошенні обов'язково вказують день, час і місце презентації. Якщо місце незвичайне, то потрібно зробити на самому запрошенні або на вкладиші схему проїзду. Можна написати програму заходу. Також може бути вказаний бажаний вид одягу (зазвичай згадують, якщо потрібно вечірній одяг). Можна додати і прохання підтвердити свою присутність за таким-то телефоном за день-два до презентації. Необхідно також, щоб у запрошенні було чітко вказано - на одну або на дві особи. Оформлення конверта теж залежить від стилістики.

У ЗМІ додатково направляють факс або лист електронною поштою на ім'я головного редактора або редактора відділу, щоб вони знали, який з їхніх журналістів запрошений на презентацію.

Оформлення місця презентації

Завжди краще, якщо вхід місця презентації святково оформлений. В останні роки модно оформлення повітряними кульками, крім того, можна використовувати квіти, прапорці і т. д. Перед входом може грати духовий оркестр чи звучати музика з динаміків. Все разом це налаштовує гостей на святковий лад.

При вході гостей повинні зустрічати або співробітники рекламної агенції, або спеціальні люди, одягнені відповідно стилістиці заходу. Обов'язково повинна бути реєстрація преси, а іноді реєструють і гостей. Для реєстрації журналістів за столиком з табличкою «Преса» сидить людина і записує прізвища та координати прибулих журналістів, яких тут же можна запитати, коли передбачається вихід матеріалу, зробивши про це позначку. Журналістам вручають прес-реліз або прес-пакет. Прес-реліз повинен бути як можна більш об'ємним, містити максимум інформації про компанію, про її продукції, маркетингову стратегію, плани і т. д., щоб полегшити роботу журналістів, давши їм необхідну інформацію для публікації. Прес-реліз пишуть заздалегідь і роблять дещо більше примірників, ніж запрошених журналістів, оскільки деякі гості теж можуть захотіти його отримати. Прес-пакет може включати папку з прес-релізом та додатковими матеріалами: наприклад, діаграмами, таблицями, буклетом, сувеніром з логотипом компанії, ілюстративним матеріалом (фотографіями керівників компанії, продукції і т. д.).

Красиві презентаційні матеріали (буклети, листівки, альбоми тощо) потрібно розкласти на видних місцях, щоб гості могли їх взяти. Якщо є місце, то потрібно виставити зразки товарів. Якщо передбачається роздача зразків продукції або презентаційних матеріалів, то для цього зазвичай запрошують моделей з модельних агентств.

Програма презентації

Презентація починається, як правило, через 10-15 хвилин після заявленого часу, щоб встигло зібратися більшість гостей, або після приїзду найважливішого гостя, який обіцяв обов'язково приїхати.

Урочиста частина презентації, приуроченої до початку рекламної кампанії, повинна бути дуже короткою - 10-15 хвилин. Якщо передбачається вручення нагород або подарунків, наприклад, кращим дистриб'юторам, то це треба зробити відразу ж. Іноді офіційна частина включає перегляд невеликого фільму, тоді треба заздалегідь замовити та підготувати відповідне обладнання.

Після офіційної частини гостей запрошують до столу. Іноді це буває фуршет, іноді буфет, іноді гостей обслуговують офіціанти. Добре, якщо одночасно з частуванням відбувається якесь шоу. Воно може бути будь-яким - концерт, виступ дітей, циркових артистів, спортсменів, гумористів, пародистів і т. д. (усіх співробітників, що працюють на презентації, попередньо треба нагодувати, щоб під час презентації вони працювали, а не їли).

Закінчується презентація врученням подарунків гостям. Якщо є різниця у подарунках для чоловіків і жінок, то це потрібно враховувати при роздачі.

Під час презентації слід вести відеозйомку, щоб пізніше зробити репортаж і в вигляді звіту подарувати касету замовнику. Після презентації потрібно відстежувати згадки про неї в ЗМІ: записи ефіру, публікації в пресі, в Інтернеті. Весь зібраний матеріал красиво оформляють і докладають до звіту для клієнта.

Джерело: http://reklamablog.com