Отже, Ваша фірма готується до виставки і має намір:

• використовувати великогабаритне обладнання;
• використовувати нестандартний і / або великий стенд.

У цьому випадку, для збільшення ефективності участі, а також для запобігання "неприємних несподіванок", доцільно попередньо з'їздити на місце і оцінити:

1. Виставковий павільйон

• Який розподіл павільйонів на території виставкового комплексу?
• Яка іміджева значимість павільйонів? Де буде проходити церемонія відкриття виставки? Які павільйони будуть відвідані офіційними делегаціями?
• Як краще підвозити великогабаритне обладнання? Чи існує при виставковому об'єднанні експедиторська компанія? Які послуги вона надає?
• Який павільйон (який поверх) зазвичай найбільш відвідується учасниками?
• Яке передбачуваний розподіл експонентів по павільйонах?
• Яка висота і ширина дверей в павільйоні?
• Яка висота стель у павільйоні?
• Як будуть рухатися в павільйоні основні потоки відвідувачів, а більш конкретно - яке місце розташування:
  • входу і виходу на виставку (в тому числі ескалаторів і ліфтів);
  • стенду Дирекції виставки;
  • залів для семінарів та/або подіумів для масових заходів;
  • буфетів;
  • туалетів.

Чи все вище перелічене відповідає цілям експонента?

2. Місцезнаходження стенду фірми

Чи немає колон, вентиляційних шахт, розподільних щитів, люків, пожежних виходів на території поруч або на площі стенду?
Бажано уникати розташування свого стенду:

• близько опор, які перешкоджають руху відвідувачів;
• в кінцях проходів (в "тупиках");
• під низькими стелями або у погано освітлених місцях;
• близько вантажних відсіків.

Де розташовані стенди конкурентів в павільйоні? Тут можливі два варіанти:

• відчуваючи професіоналізм своїх працівників на виставці і керуючись вагомим впливом власного бренду, стати навмисно поруч з основним конкурентом;
• не відчуваючи такої впевненості, розташуватися якомога далі від нього.

Що може загородити стенд? Яка висота стенда у сусідів "по потоку"?
Яка площа стенда у сусідів?
Чи не буде поруч зі стендом сильних джерел звуку, шоу, здатних перешкодити нормальному спілкуванню з відвідувачами?

Вибір виставки для участі

Для визначення фірмою доцільності участі у виставці - особливо при наявності великого стенду - розумно попередньо отримати відповіді на контрольні запитання. При цьому корисно мати на увазі, що формування найбільш престижних виставок іноді починається за 6-10 місяців до їх початку.

Контрольні питання:

1. Збільшується чи зменшується рік від року загальна площа експозиції? Як це пояснює Оргкомітет?
2. До якого типу належить дана виставка?
3. Скільки років вже проводиться виставка? Що нового буде на виставці? Чи вона організовується вперше?
4. Чи у зручний час проводиться виставка? Чи не проводиться більша і аналогічна виставка в столиці чи сусідньому місті? Чи зможе фірма-експонент взяти участь у двох виставках? Яка виставка і чому є конкурентом цієї?
5. Чи не збігається чи час проведення виставки з якимись святами або великими подіями, які явно відвернуть увагу представників влади, ЗМІ та частини відвідувачів?
6. Чи у відомому/престижному для клієнтів фірми-експонента місці проводиться виставка?
7. Які були характерні розміри стендів на минулій виставці? Іноді цю інформацію можна дізнатися з каталогу та/або на сайті виставки. Зазвичай, чим більша частка великих стендів - тим більш престижною вважається виставка...
8. Чи проводиться помітна в професійному середовищі рекламна кампанія майбутньої виставки? Не забороняється вимагати від Оргкомітету план рекламної кампанії виставки з номерами журналів і газет, в яких вже вийшла реклама, з сіткою виходу аудіо- та відеороликів на радіо і телебаченні, графіком прямої поштової розсилки, списком сайтів в Інтернеті тощо.
9. Хто з лідерів ринку брав участь у минулих виставках і продовжує брати участь? Чи беруть участь конкуренти фірми-експонента в цій виставці? Якщо не беруть участь - то чому?
10. Чи відвідують дану виставку:

• керівники галузі, великі чиновники;
• іноземні делегації;
• керівники міста;
• керівники регіону, держави?

11. Чи проходять семінари, конференції, круглі столи та майстер-класи? Їх проводять відомі в галузі фахівці?
12. Чи передбачаються на виставці дні (години) "тільки для фахівців"?
13. Як характеризують уже минулу виставку колишні учасники після закінчення деякого часу і після підбиття підсумків? З якими проблемами вони зіткнулися? (Сервіс? Низька відвідуваність фахівцями? Проблеми з Оргкомітетом?)
14. Які (за рівнем займаної посади, спеціальності) відвідувачі були на попередніх виставках?
Ряд Оргкомітетів представляють подібні дані, але з ними потрібно бути обережними і бажано перевірити цю інформацію безпосередньо в учасників минулої виставки. На Заході особливою довірою користуються ярмарки та виставки, відомості про які контролюються спеціальними організаціями статистичного контролю.
15. Що писала (і чи писала взагалі) спеціалізована преса за підсумками минулої виставки? Що можна знайти на сайтах? Не опубліковані чи хвалебні рецензії лише у виданнях, які взяли участь у виставці "по бартеру"?
Часто загальноділова преса не може виявити на черговій виставці "нічого нового", тому доцільніше вивчати саме спеціалізовані видання.
16. Чи можливе досягнення поставлених перед запланованою виставкою цілей іншими засобами? Скільки коштувало б їх досягнення іншими засобами?
Для відповіді на ці запитання варто проаналізувати наступні показники:

• кількісно-якісний склад відвідувачів виставки;
• склад експонентів (в тому числі - лідерів галузі та конкурентів);
• конкретні переваги (відзнаки) виставки, включаючи наявність відповідного місця розташування і площі стенду;
• вартість участі;
• неможливість досягнення поставлених цілей іншими (тобто невиставковими) методами.

Джерело: http://advesti.ru