Для успішної роботи на виставці зовсім не достатньо орендувати велику і в хорошому місці площу - її ще треба ефективно використовувати, щонайкраще представивши свій товар і його переваги, випередити конкурентів і привернути до себе увагу саме тих фахівців, яким ваша продукція необхідна. Нехай навіть поки вони про це ще й не здогадуються.

Комплексний підхід.

Для вироблення стратегії і тактики роботи на виставці ви можете скористатися послугами спеціальної PR-компанії або спробувати організувати просування своєї продукції на виставці самостійно. Правда, треба зауважити, останнім часом більшість закордонних і солідних вітчизняних компаній, навіть маючи у своїй структурі відділи маркетингу, передоручають організацію всієї виставкової роботи стороннім PR-компаніям.

Успіх та ефективність участі у виставці залежать від багатьох складових: оформлення та дизайну стенда, грамотної організації роботи на ньому, способу подачі своєї продукції і проведених рекламно-презентаційних акцій (розповсюдження проспектів, сувенірів і т. п.).

Оренда виставкової площі - справа дорога, і тому є шанс при непродуманому і непрофесійному підході витратити даремно значні кошти рекламного бюджету. Необхідно продумати свою участь у виставці і скласти докладний його план. Адже головне завдання будь-якої виставки - це укладення якомога більшої кількості угод, успіх в просуванні продукції на ринку, пошук партнерів в регіонах (а вони зазвичай приїжджають на найбільші виставки з усієї країни). А для великих і відомих компаній, що займають тверді позиції на ринку, - це в першу чергу елемент іміджевої політики.

Плануйте виставку заздалегідь.

Звичайно, про підготовку участі у виставці слід подумати заздалегідь, а не за місяць до її початку, коли доведеться в екстреному порядку збирати команду і починати роботу. У підготовку входить не лише оренда площі, а й формування пакета рекламних матеріалів (постерів, буклетів, проспектів), підбір співробітників для роботи на стенді та представлення товарів, а також розробка дизайну самого стенда. Звичайно ж, цю роботу найкраще доручити фахівцям з PR-агентства або професійного дизайнера.

Слід також заздалегідь (краще всього за місяць, щоб люди змогли скоригувати свої плани, особливо якщо доведеться їхати в інше місто) оповістити як ваших теперішніх, так і майбутніх партнерів і клієнтів. Для найбільш ефективної реклами разом з персональним запрошенням вашому партнерові відвідати стенд можна вислати і запрошення на виставку. Якщо ви робите спеціальне обладнання, то в цьому випадку найбільш ефективна реклама в спеціалізованих тематичних журналах, а також розсилка по виданням прес-релізів.

Кращі місця - кутові.

Отже, перш за все організація участі у виставці починається з оренди площі для розміщення виставкового стенду. І це не варто відкладати - на найпопулярніші виставки кращі місця можуть бути розкуплені вже за рік наперед. За словами Володимира Виноградова, генерального директора PR-агентства Pro-Vision communication, найкращі місця розташовані на кутах, на перетині двох людських потоків, а зовсім не біля входу і не скраю. Звичайно, якщо ваш стенд знаходиться прямо біля вхідних дверей, він потрапить найпершим у поле зору відвідувачів, ось тільки більшість людей починають огляд виставки з центральної її частини, пропускаючи початок.

Будьте максимально відкриті.

Зазвичай організатори виставки пропонують потенційним учасникам стандартний стенд-конструктор білого кольору, який огороджує вашу експозицію від сусідів, цього потрібно уникнути. Це в першу чергу необхідно для того, щоб залучити максимальну кількість відвідувачів - потенційних клієнтів, випередивши своїх сусідів-конкурентів (адже, як правило, більшість виставок тематичні, а це означає, що через стінку від вас може виявитися компанія, що займає ту ж ринкову нішу і випускає ту ж продукцію, що й ви). Тут всі засоби підходять - головне, це виділитися і бути оригінальним.

В оформленні стенда необхідно максимально відобразити імідж фірми, її торгову марку, емблему і логотип. Стенд повинен бути яскравим, привабливим і запам'ятовуватися, так, щоб відвідувач завжди зміг з легкістю його відшукати. Для оформлення можна використовувати світлову рекламу, неон, проекційні телевізори з великими екранами, але на найвиднішому центральному місці має бути присутня саме ваша продукція - адже все це створюється тільки заради неї.

Звичайно, стенд повинен бути максимально відкритим - руху відвідувачів не повинні заважати ніякі перешкоди і перегородки, а також невміло розташовані експонати. На думку психологів, видимі огородження сприймаються відвідувачами як закритість і неготовність до спілкування і продуктивного діалогу.

Не зловживайте дегустаціями.

Звичайно, конкурси, вікторини та навіть виступи спеціально запрошених артистів - це добре, але тільки врахуйте, що збирають вони в основному дозвільних роззяв, які не мають ніякого відношення до виставки (винятками, мабуть, можуть бути тільки виставки-продажі споживчих товарів). І може скластися ситуація, коли через цих самих "халявщиків" ті, кому дійсно цікава ваша продукція, просто не зможуть пробитися.

Роздача біля стенду поліетиленових пакетів, барвистих плакатів і сувенірів викликає зайвий ажіотаж, і якщо ці акції і здійснювати, то нетривалий час і з краю від основної експозиції (звичайно, якщо площі дозволяють).

Кращим способом демонстрації можливостей вашого обладнання стане його робота. Потік відвідувачів павільйону оновлюється щогодини, і тому для демонстрації роботи або будь-яких промоушн-акцій достатньо всього 10 хвилин на годину. До того ж на більший час уваги відвідувачів просто не вистачає, і вони починають розходитися. Та й виставка в першу чергу створена для роботи і переговорів, а на час демонстрації нормальна робота паралізується.

Справа дещо ускладнюється, якщо ви намагаєтеся представити верстати і обладнання великих розмірів, для яких малий не тільки ваш стенд, а й весь павільйон. У цьому випадку краще за все скористатися послугами професійної студії і зняти фільм, що розповідає про роботу і всі безмежні технологічні можливості вашого обладнання, а на виставку взяти продукцію, виготовлену за допомогою ваших верстатів.

Подумайте про тираж заздалегідь.

Напевно ви часто потрапляли в ситуацію, коли, підійшовши до цікавого стенду і попросивши буклети та проспекти, вам мила дівчина відповідала, що "вони, на жаль, скінчилися, а нові ще не підвезли". Така ситуація виникає зазвичай під час останніх днів роботи виставки і може створити для вас великі проблеми - тільки з цієї причини компанія може втратити майбутніх партнерів і залишити про себе неприємне враження. Однак багато експонентів (особливо виробники різного технологічного обладнання зі старих підприємств, незнайомі з технологіями маркетингу) сприймають її зовсім нормально, і відносяться до друкованих рекламних матеріалів як просто до гарного додатку своєї експозиції. Тому краще все-таки не економити незначні в порівнянні з загальними витратами кошти на друк кількох тисяч додаткових примірників - вони ще в майбутньому стануть в нагоді. В крайньому випадку, можна нехитрі чорно-білі листівки розмножити на ксероксі - все ж краще, ніж нічого.

І ще. Навіть в цілях економії не варто ховати проспекти подалі від відвідувачів - вони мають бути у вільному доступі. А ось більш дорогі і не такі тиражні речі (сувеніри, товсті докладні каталоги тощо) не обов'язково віддавати всім охочим, але їх можна і навіть треба дарувати потенційним партнерам - це залишить у них гарний спогад про вас.

Дівчина повинна бути не тільки красивою, але і розумною.

Один з найважливіших питань при організації роботи виставки - це люди, які безпосередньо будуть представляти вашу продукцію, а також встановлювати ділові контакти. При неправильному їх підборі всі ваші попередні старання можуть пропасти через невміння співробітників спілкуватися. І тому не слід звертати увагу тільки на зовнішні дані і підбирати молодих дівчат (які, звичайно, привернуть до себе увагу, але зовсім з іншою метою) або запрошувати недостатньо професійних працівників, які в даний момент опинилися незайнятими. Головне правило - співробітник повинен непогано розбиратися в представленій продукції, її особливостях і перевагах перед аналогічною продукцією конкурентів, а також вміти грамотно все пояснити, бути привітним і усміхненим. Тут відмовки типу: "передзвоніть в офіс, і там вам все пояснять" абсолютно не підійдуть - відвідувач, як правило, хоче знати все, відразу і зараз. Не вважайте це за статеву дискримінацію, але, на думку фахівців, якщо подання споживчих товарів краще довіряти дівчатам, то при знайомстві з технологічним обладнанням і машинами найбільшу довіру у відвідувачів (як правило, чоловіків) викликають чоловіки.

Від конференції до робота.

Ще одна важлива складова промоушна - організація прес-конференції для журналістів та семінару для клієнтів. Цей захід найкраще доручити професіоналам з PR-агентств: адже для нього необхідно розіслати запрошення або обдзвонити всі зацікавлені видання або телекомпанії, орендувати конференц-зал і, за потребою, проекційне устаткування, влаштувати невеликий фуршет, а також випустити прес-релізи.

Якщо ви робите споживчі товари, то для залучення уваги за допомогою агентства можна організувати роздачу листівок або проспектів за допомогою працівниць, які курсують по виставці. Спосіб цей досить ефективний - мало хто відмовиться прийняти з рук симпатичної дівчини у фірмовому одязі проспект або запрошення на ваш стенд. Правда, останнім часом дівчат з успіхом замінюють нехай страшні на вигляд, але добрі всередині і такі, що відмінно звертають на себе увагу, пневмороботи (спеціальні надувні й об'ємні костюми у вигляді інопланетян, роботів або динозаврів, всередині яких знаходиться людина).

Так що шляхів залучення відвідувачів на стенд існує багато, але їх застосування максимально ефективне тільки при комплексному та професійному підході.

Джерело: http://advesti.ru